8 asiaa, joilla varmistat tapahtumasi teknisen onnistumisen

Osallistujat antavat anteeksi rakeisen kuvan, mutta heikko äänenlaatu tappaa tilaisuuden kuin tilaisuuden.

Korona-aika muutti tilaisuuksien luonteita pysyvästi. Tapahtumissa on entistä enemmän osallistujia sekä paikan päällä että verkon yli. Näistä hybriditilaisuuksista on tulossa kovaa vauhtia standardi.

Hybriditilaisuudet vaativat teknisesti hivenen enemmän etukäteispohdintaa kuin tilaisuudet, joissa kaikki osallistujat ovat paikan päällä. Tilatekniikan lisäksi huomioon on otettava muun muassa etäosallistujille välittyvä kuvan ja äänen laatu.

Olipa tapahtuma perinteinen livetapahtuma tai livenä ja etänä järjestettävä hybriditilaisuus, tärkeintä on osallistujien kokemus. Miten paikalle tullut Pertti ja läppäriltään tilaisuuteen osallistuva Raija saavat molemmat kokemuksen, että tapahtuma oli mielekäs, kitkaton ja onnistunut?

Pripolin tapahtumatekniikasta vastaavan Äänirasian Teemu Vuorisen mielestä teknisesti onnistuneen tapahtuman järjestämisessä on yksi pullonkaula ylitse muiden: suunnittelu.

Tämä tuppaa usein unohtumaan. Etukäteen pitäisi tietää vähintään tapahtuman luonne, mitä sisältöä tapahtumassa on ja mitä tapahtuu milloinkin. Esimerkiksi puhujien ja esiintyjien aikataulutus ohjelmaan pitää tietää hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

 

 

Tekniikan näkökulmasta järjestäjän on hyvä pohtia heti järjestelyjen aluksi ainakin seuraavia aiheita:

1. Onko tapahtuma live vai hybridi?
2. Tarvitsetteko livestriimausta?
3. Kuinka monta puhujaa tapahtumassa on? Ovatko kaikki puhujat paikan päällä vai osa verkon yli?
4. Mieti, mitä elementtejä (esimerkiksi chatti, kyselyt ja äänestykset) tapahtumassa tarvitaan.
5. Mitä teknisiä alustoja (esimerkiksi Teams, Zoom) käytätte mahdollisia etäyhteyksiä varten?
6. Mikä on osallistujien ja puhujien tekninen osaaminen esimerkiksi mikrofonitekniikan osalta?
7. Varmista, että etäpuhujien verkko-, kuva-, ja ääniasetukset ovat kohdillaan.
8. Tapahtuman aikataulutus. Onko esiintyjille ja puheenvuoroille tiukka aikataulu, vai onko keskustelu vapaampaa? Kuka pitää huolen aikataulutuksesta?

Tekniikka valitaan sisällön mukaan

Hybriditilaisuus on usein käytännöllisin ja edullisin ratkaisu esimerkiksi tiedonjakoa ja lyhyttä koulutusta varten. Kahden tunnin koulutuksen takia ei enää ajeta puolen Suomen läpi.

Matkakuluissa säästettyjä rahoja kannattaa kuitenkin satsata toimivaan tekniikkaan. Käytännössä mieleenpainuva hybriditapahtuma on kuin pieni tv-tuotanto.

Kun alustat ja tekniikka ovat kunnossa, säästetään kaikkien aikaa ja hermoja. Mikään ei ärsytä niin paljoa kuin se, että muut odottavat, kun yksi säätää, Vuorinen sanoo.

Tekniset alustat ovat nykyisin helppokäyttöisiä. Tärkeintä on valita se alusta, mitä käytetään.

Tarvittaessa alustojen ominaisuudet ja esimerkiksi materiaalien kitkaton esittäminen voidaan käydä jokaisen esittäjän ja puhujan kanss

a etukäteen läpi.

Tapahtuman sisältö ratkaisee, että pärjääkö esimerkiksi YouTubella vai mietitäänkö muita ratkaisuja. Ja jos osallistujina on paljon esimerkiksi ikäihmisiä, silloin kannattaa miettiä teknistä puskurointia, eli esimerkiksi sitä, että esitysten väliin jätetään hyvin aikaa. Sillä varmistetaan, että kaikki sujuu niin kuin pitääkin ja jokainen osallistu

ja saa parhaan kokemuksen, Teemu Vuorinen sanoo.

Tekniikka on mahdollistaja, ei este

Monessa tapahtumassa aikaa tuhraantuu yllättävän paljon erilaisiin nimenhuutoihin, kyselyihin ja äänestyksiin. Tekniikka voi kuitenkin helpottaa näissäkin asioissa. Usein ratkaisut ovat hyvin yksinkertaisia – kunhan ne vain käydään etukäteen läpi.

Voimme rakentaa tarvittavat asiat ohjelmaan etukäteen ja ohjeistaa juontajan käyttämään ohjelmaa. Sen jälkeen voimme näyttää tulokset kaikille osallistujille tapahtuman aikana, Teemu Vuorinen havainnollistaa.

Nykyisin järjestetään myös tapahtumia, joissa artisti voi esiintyä laadukkaasti yleisölle etäyhteyden välityksellä.

Nykyisin kaikki on mahdollista järjestää myös täysin etänä. Mutta erilaisten alustojen hyödyntäminen tekee myös livetilaisuuksista sujuvampia ja vuorovaikutuksellisempia. Esimerkiksi perinteinen nimenhuuto voi kestää tilaisuudessa jopa 45 minuuttia. Miksi sitä ei tekisi muutamassa minuutissa, kun se kerran on mahdollista?

 

Pienikin tilaisuus vaatii hyvän äänenlaadun 

Tekniikan puolesta yksi asia ärsyttää ihmisiä yli kaiken: heikko äänenlaatu. Huonon kuvanlaadun kanssa voi elää, mutta huonon äänen kanssa ei, koska se hävittää informatiivisuuden.

Livetilaisuudessa hyvä ääni varmistetaan riittävällä määrällä mikrofoneja ja myös yleisömikillä, jos tilaisuuden on tarkoitus olla keskusteleva.

Hybridikokouksessa äänenlaatu varmistetaan etukäteen kaikkien puhujien kanssa. Puhujille kannattaa muistuttaa, että puheenvuorot pidetään tilassa, jossa ei ole hirveästi ulkopuolisia ääniä.

Myös edullisimmatkin sankakuulokemikit ovat jo tietokoneiden omia mikrofoneja parempia, koska ne sulkevat ympäristön äänet pois.

Paras tapa varmistaa etäyhteyksien hyvä ääni ja kuva on jutella asiasta kaikkien puhujien kanssa etukäteen.

Esimerkiksi webbikameran asettelulla, vastavalon poistamisella ja rauhallisen tilan varaamisella pääsee jo pitkälle.

Kotikoneita käytettäessä kaiken ei tarvitse olla priimaa, kunhan perusasiat ovat kunnossa.

 

Toimiva tekniikka varmistaa tapahtuman, joka jää mieleen

Tekniikkaan kannattaa panostaa, olipa kyseessä sitten pienimuotoinen yhdistyksen vuosikokous tai suurempi useita eri esiintyjiä ja elementtejä sisältävä tapahtuma.

Tökkivä ääni, rakeinen kuva, kauan kestävä säätäminen ja lennossa tehtävät viritelmät ovat varmimpia tapoja tuhota tilaisuus kuin tilaisuus.

Pripolin palveluihin kuuluu perustekniikka ja tapahtumissa on aina paikalla äänialan ammattilainen.

Kovinkaan äänivelho ei pysty kuitenkaan taikomaan esimerkiksi livestriimausta lennosta, jos tapahtumassa olevia asioita ei ole käyty läpi etukäteen.

Tekniset asiat ovat yleensä helposti ja yllättävän edullisesti ratkaistavissa, jos ne vain tiedetään etukäteen.

Suosittelen ottamaan meihin yhteyttä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, koska tarpeisiinne voi löytyä hyvinkin yksinkertainen ratkaisu. Jos tiedämme tapahtuman luonteen ja sisällön kuukautta etukäteen, pystymme järjestämään varmasti kaiken tarvittavan tekniikan suurempiinkin tapahtumiin, Teemu Vuorinen lupaa.

 

 

Lisätietoja:

esittely@pripoli.fi

Mietitkö tapahtuman tai tilaisuuden järjestämistä? Testaa täältä, mikä palveluistamme sopisi sinulle parhaiten!